考勤数据存多久、谁能看？留存与隐私边界怎么定

考勤数据存多久、谁能看，其实是同一套规则的两面：一边是留存期限，一边是可见范围。定错任何一边，企业要么在劳动争议中拿不出证据，要么在个人信息保护上超范围处理。

下面给出一套可以直接照着填的判断顺序：先把考勤数据分类，再按法定下限与举证需要定存多久，最后按角色、数据粒度、时间范围定谁能看，并补齐敏感信息、到期删除和验证动作。建议由人事牵头、IT 与法务共同确认，最终落到制度文件和系统权限配置上。

一、先分清考勤数据有哪些类别，再谈期限和权限

考勤数据常被当成一个整体。在合规视角里，不同字段的性质和适用期限并不一样。

• 出勤结果类：打卡时间、迟到早退、缺卡、请假与加班审批结果。
• 位置类：打卡地点、外勤轨迹、客户现场位置。
• 生物识别类：人脸照片或人脸特征值、指纹模板。
• 衍生类：考勤汇总、异常统计、考勤与工资核算的对应关系。

按《个人信息保护法》，人脸、指纹属于生物识别信息，行踪轨迹同属敏感个人信息（第二十八条）。处理敏感个人信息要有特定目的和充分必要性，并取得单独同意（第二十九条）。

该法第十三条第二项把“按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需”列为可以不依赖同意的处理依据。常规出勤管理可以走这一条，敏感信息仍需单独同意。把常规考勤和敏感信息分开定规则，是后面所有判断的前提。

二、存多久：三类期限取交集，再留一段风险缓冲

考勤数据保存多久没有唯一数字。常见的错误是只记住“两年”，或者干脆一直存着。正确做法是把三类要求放在一起看。

1. 人力管理的举证需要。工资支付记录要保存两年以上备查（《工资支付暂行规定》第六条）；已解除或终止的劳动合同文本至少保存二年备查（《劳动合同法》第五十条）。
2. 争议中的举证责任。劳动者主张加班费，先就加班事实举证；有证据证明相关证据由用人单位掌握而单位不提供的，单位承担不利后果（《劳动争议调解仲裁法》第六条、《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十二条）。劳动仲裁的申请时效一般为一年。
3. 个人信息保护的期限上限。除法律、行政法规另有规定外，保存期限应当是实现处理目的所必需的最短时间（《个人信息保护法》第十九条）。人脸信息同样不得超过实现处理目的所必需的最短时间（《人脸识别技术应用安全管理办法》第八条）。

三类要求合在一起，得到一个可执行的口径：

起始点同样重要：以工资核算为目的的考勤记录，从核算周期结束时起算；以争议举证为目的的，从劳动关系终止时起算更稳妥。已经发生争议的，记录要保存到争议处理完毕。

三、谁能看：用“角色 × 数据粒度 × 时间范围”划边界

权限问题的核心不是能不能登录系统，而是能看到哪一类数据、能看多长时间、能不能导出。

按最小必要原则（《个人信息保护法》第六条）和合理确定操作权限的要求（第五十一条第四项），可以按下面的对应关系设默认值：

• 员工本人：仅本人打卡、请假、加班与审批记录。
• 直接主管：本团队出勤结果与异常提示，默认不开放下属的定位原始轨迹。
• 人事与考勤专员：全员考勤结果与审批，查看异常明细时保留操作记录。
• 财务：只取与工资核算相关的考勤汇总。
• IT 与系统管理员：负责配置和账号管理，不默认附带业务数据查看权限。
• 管理者与高管：优先看汇总报表与趋势，全量明细按审批单独开放。

导出权限比查看权限更需要收紧，一份导出的表格会脱离系统控制。建议对导出单独设权，并保留导出记录。

《个人信息保护法》第四十五条给了员工查阅、复制本人信息的权利。企业应留出一条明确的申请路径，而不是让员工只能找主管要截图。

四、人脸、定位这类信息，期限和权限要单独处理

如果考勤方式包含人脸识别或持续定位，规则要更严。

《人脸识别技术应用安全管理办法》明确：实现相同目的或者达到同等业务要求，存在其他非人脸识别技术方式的，不得将人脸识别作为唯一验证方式；本人不同意刷脸的，应当提供其他合理、便捷的方式（第十条）。人脸信息原则上应存储于人脸识别设备内，不得通过互联网对外传输（第八条）。

处理人脸信息前还要做个人信息保护影响评估，评估报告与处理情况记录至少保存 3 年（该办法第九条、《个人信息保护法》第五十五条与第五十六条）。人脸信息存储数量达到 10 万人的，应在 30 个工作日内履行备案手续（该办法第十五条）。

落地时有三个动作值得优先做：

1. 保留替代打卡方式，让不愿刷脸的员工有可选路径。
2. 人脸模板与出勤结果分开管理，模板到期即删，结果按期留存。
3. 定位类数据只用于在岗与出差核验，不用于无关的评价场景。

制度本身也要站得住。直接涉及劳动者切身利益的规章制度，需要经过民主程序，并向劳动者公示或告知（《劳动合同法》第四条、《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第五十条）。考勤制度没走这些程序，在争议中可能不被作为依据。

五、到期怎么处理，怎么确认规则真的在执行

期限写进制度只是第一步，能否执行要看三个动作。

删除与归档。 保存期限届满或者处理目的已实现的，应当主动删除（《个人信息保护法》第四十七条）。技术上一时无法删除的，应停止除存储和必要安全保护之外的处理。存在未决争议、监管调查或审计要求时可以延长保存，但要在台账里写明延长原因和新的到期时间。

权限复核。 离职、调岗、组织调整都会让权限失效。建议至少每半年做一次复核，并把离职当日停用账号设为固定动作。

留痕与验证。 查看、导出、删除等操作应留下日志，网络日志按规定留存不少于六个月（《网络安全法》第二十一条）。可以用一份清单自查：

• 能否说明每类考勤数据为什么还留在这里？
• 谁能导出全量数据，最近一次导出是什么时候？
• 人脸模板是否与出勤结果分开存放？
• 影响评估报告是否可查、是否在有效期内？

考勤管理工具会直接影响这些动作能否落地。以小步外勤为例，考勤报表可按迟到、早退、未打卡、地点异常等维度输出汇总，防作弊中心对代打卡类工具做识别与标注，水印拍照记录时间、地点与拍照人，便于事后核对事实。这类记录在多地劳动纠纷与合同履约案件中被法院采信，例如贵州北极熊劳动纠纷案（案号：(2024)黔01民终10557号）、福建万佳友合同纠纷案（案号：(2021)闽06民终1670号）。它的价值在于让期限判断有据可依，也让权限设置有了分级基础。

六、三个高频疑问

考勤记录保存两年是从什么时候开始算？

以工资核算为目的的，从对应工资支付周期结束时起算；以争议举证为目的的，从劳动关系终止时起算更稳妥。两种口径同时存在时，取更晚的到期时间。

员工离职后能马上删掉打卡记录吗？

不建议。劳动合同文本和工资支付记录都有不少于二年的保存要求，考勤记录又是加班费争议中的关键证据。多数企业的稳妥做法是保留到离职满两年，再统一清理。

主管能查看下属的定位轨迹吗？

默认不建议开放。定位轨迹属于敏感个人信息，管理目的通常是核验在岗与出差真实性。确有需要时，应限定到具体场景和具体时间段，并保留查看记录，而不是长期开放全量轨迹。

把这两件事定下来，靠的不是一个数字或一份名单，而是三份文件：考勤数据清单、留存期限与到期动作表、权限对应表。三份文件都写清楚责任人，考勤数据才算真正处在企业的管理边界之内。

主要参考来源

• 《中华人民共和国个人信息保护法》全文，新华网转载：https://www.gjbmj.gov.cn/n1/2025/0912/c461013-40562877.html
• 《人脸识别技术应用安全管理办法》（国家网信办、公安部令第19号）全文：https://nmc.xpu.edu.cn/info/1027/2378.htm
• 《工资支付暂行规定》全文，长治市人力资源和社会保障局：https://rsj.changzhi.gov.cn/zwxx/zcfg/202009/t20200918_2115651.html