如何使用可以实时追踪的软件？新手必知的操作流程技巧

在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于成本与效率的追求达到了前所未有的高度。然而，对于拥有大量外勤人员的企业而言，管理半径的无限延伸常常导致一个尴尬的局面：“放羊式”管理。销售人员是否真实拜访客户？巡检人员是否按规定路线执行任务？车辆费用报销是否存在水分？这些问题如同一团迷雾，笼罩在许多管理者的心头，持续侵蚀着企业的利润，拉低了团队的整体人效。

许多新手管理者将实时追踪软件简单地视为一种“监视工具”，这是一种认知上的偏差。本质上，一套成熟的实时追踪系统，其核心并非控制，而是通过确保过程的“真实性”，来科学地提升团队人效、保障费用支出的“有效性”，最终驱动业绩的确定性增长。它是一套将管理思想落地、消除管理“黑盒”的数字化体系。本文将摒弃空洞的理论，以实战顾问的视角，为管理者提供一套从诊断、选型到落地执行的完整操作流程与技巧，帮助您快速将这一工具转化为提升管理效能的利器。

一、为何需要实时追踪软件？首先要诊断三大管理“黑盒”

在引入任何管理工具之前，我们必须清晰地认识到企业当前面临的管理困境。外勤管理之所以困难，核心在于其业务过程发生在办公室之外，形成了三个难以穿透的“管理黑盒”。

1、人员“黑盒”：员工在哪，在做什么？真实工作状态无法掌握

对于销售、售后、市场督导等岗位，其工作阵地是广阔的市场而非固定的办公室。管理者往往只能通过电话、微信或滞后的工作报告来了解其动态。这就造成了巨大的信息不对称。员工是否按时出勤？是否在工作时间处理私事？例如，何氏蹦蹦鱼的业务人员遍布全国，管理层就曾面临无法有效核实员工是否在岗的难题，脱岗、离岗现象时有发生，严重影响了团队的执行力。这种人员状态的“黑盒”，让管理者的指令和策略如同打在棉花上，无法产生预期的效果。

2、过程“黑盒”：拜访/巡检是否到位？关键业务动作难以把控

外勤工作的核心价值在于过程。快消品巡店需要检查排面、处理客诉；设备巡检需要排查隐患、记录数据。如果过程失真，结果便毫无意义。许多企业如意尔康，其督导遍布全国，核心职责是巡查门店。但总部难以核实督导是否真实到店，是否存在“车览式”巡店或伪造巡店记录的行为。同样，贵州北极熊的销售人员，也曾出现跳店、漏店的情况，导致关键的客情关系和市场信息失真。过程的“黑盒”化，使得企业的市场策略与终端执行之间出现了一条巨大的鸿沟。

3、费用“黑盒”：车补、油费真实性存疑？成本漏洞持续侵蚀利润

费用管理是外勤管理的另一大痛点。车辆补贴、油费报销、差旅补助等通常与工作里程和出差时长挂钩。在缺乏有效数据支撑的情况下，费用的审核往往只能依赖员工提交的单据和模糊的记忆，这为虚报、多报提供了巨大的操作空间。一个销售谎报10公里路程看似微不足道，但当公司拥有数百名外勤人员时，日积月累的成本漏洞将直接侵蚀企业的净利润。这个“费用黑盒”不仅是财务问题，更是管理公平性和严肃性的问题。

二、选对工具：一款合格的实时追踪软件应具备哪些核心能力？

诊断出问题所在之后，选择正确的工具就成为了破解“黑盒”的关键。一款合格的实时追踪软件，绝不仅仅是能在地图上看到一个移动的点，它必须具备三大核心能力，构筑起一个从数据采集到业务管理支撑的完整闭环。

1、核心基础：高精度与防作弊能力（保障数据真实性是底线）

如果追踪软件采集的数据本身就是虚假的，那么基于这些数据所做的一切管理决策都将是空中楼阁。因此，数据真实性是评估一款软件的生命线。这包括两个层面：

• 高精度定位： 软件需要具备在各种复杂环境（如高楼林立的市区、信号微弱的地下车库）下依然能提供精准定位的能力。例如，小步外勤采用的多重定位技术，就能确保轨迹数据的准确性。
• 专业防作弊： 道高一尺，魔高一丈。员工可能会使用虚拟定位软件进行作弊。一款专业的软件必须拥有强大的防作弊机制，能够智能识别并拦截市面上主流的虚假定位工具，并对关机、退出软件等失联行为进行标记。这才是管理的数据底座。

2、过程管理：轨迹记录与电子围栏（让管理可视化、自动化）

看得见，才能管得住。软件必须能将外勤人员一天的行动轨迹完整、清晰地记录下来，并支持轨迹回放。这不仅是为了核查，更是为了复盘。管理者可以通过回放，直观地看到员工的路线规划是否合理，在客户处停留的时长是否足够。

更进一步，是电子围栏功能。管理者可以在地图上为特定岗位（如车间管理员、区域销售）划定虚拟的工作区域。一旦员工进入或离开该区域，系统便能自动记录上、离岗，甚至触发报警。例如，永宁尔集团就利用此功能管理车间人员，一旦有人脱岗，管理者会立刻收到消息，实现了管理的自动化和实时化。

3、业务结合：工作留痕与数据上报（将追踪与业务目标绑定）

单纯的追踪是没有灵魂的，必须与业务动作深度绑定，才能创造价值。这意味着软件不能只记录“去过哪里”，还要记录“做了什么”。核心表现就是工作留痕与数据上报功能。例如，巡检人员在到达指定点位后，必须通过软件拍照上传工作结果，而照片能自动附带不可篡改的时间、地点水印，确保了作业的真实性。渠县电力就通过这种方式，确保了巡检人员真实到岗，并有效检验了作业结果。这种将定位、轨迹与业务数据（照片、表单、订单）相结合的能力，才真正打通了从行为追踪到业务成果评估的管理闭环。

三、上手实操：四步搞定实时追踪软件的配置与部署（以小步外勤为例）

理论终须落地。一套好的工具，不仅功能要强大，操作也必须足够人性化，以便管理者能快速上手。下面，我们以小步外勤为例，演示一套标准的四步部署法。

1、第一步：基础设置——导入员工信息，划定电子围栏工作区

在系统后台，首先需要完成组织架构的搭建。您可以批量导入员工名单，并将其分配到相应的部门或团队。这是后续所有管理动作的基础。接着，针对有固定工作区域的岗位，如蚌埠市蚌山区城管局为城管队员划分执法网格，您可以在地图上通过简单的点选、拖拽，为他们划定专属的电子围栏。这个过程非常直观，就像在地图上画一个圈，定义了员工的“责任田”。

2、第二步：规则配置——设定考勤规则与定位策略，平衡管理与隐私

好的管理是规则先行。您需要根据公司的考勤制度，设置上下班时间、工作日等考勤规则。对于外勤人员，可以启用移动考勤，允许他们在客户现场或指定区域内打卡。同时，专业的软件如小步外勤，会提供多种定位策略（如省电模式、均衡模式、精准模式），并允许在非工作时间自动停止定位。管理者可以根据岗位的不同需求，灵活配置定位的频率和时段，这既保证了管理所需的数据精度，又充分尊重了员工在非工作时间的个人隐私，体现了管理的科学性与人性化。

3、第三步：任务下发——创建拜访/巡检计划，规划最优路线

管理的目的是提升效率，而非制造负担。对于有固定拜访或巡检路线的岗位，管理者可以在后台创建任务计划。例如，将地理位置相近的几个客户点位捆绑成一条线路，并设定周期（如每周三拜访）。系统会自动在指定时间为员工生成任务。更智能的是，许多系统具备一键规划路线的能力。员工在手机端点击后，系统能根据其当前位置和所有待办点位，自动生成一条最优的导航路线，极大减少了在途时间和燃油成本。

4、第四步：数据查看——学习使用后台报表，洞察团队动态与异常

系统部署完成后，真正的管理工作才刚刚开始。管理者需要学会使用后台的各种数据报表。您可以随时查看团队成员的实时位置分布，也可以回放任何一名员工的历史轨迹，检查其路线与计划是否吻合。更重要的是，要关注异常数据报表，例如“违规停留报警”、“脱岗明细”等。这些数据是发现管理问题的金矿。通过定期复盘这些报表，您可以清晰地洞察团队的整体动态，及时发现并纠正个别员工的异常行为，让管理决策建立在坚实的数据基础之上。

四、进阶技巧：从“被动追踪”到“主动提效”的三大转变

如果说前面几步解决了“管住”的问题，那么进阶的应用则是要实现“提效”。优秀的管理者善于将追踪到的数据转化为优化业务的洞察，完成从“被动追踪”到“主动提效”的思维转变。

1、用轨迹数据优化路线，降低在途时间成本

定期复盘团队的整体轨迹数据，管理者往往能发现一些共性的问题。例如，多名销售在拜访A区域时，都走了某条拥堵的路线。通过分析轨迹热力图，您可以为团队规划出更优的拜访路径，或者调整客户的拜访顺序。正如贵州北极熊实业的案例所示，通过优化路线，其巡店拜访效率提升了50%以上。这正是将数据转化为实实在在的成本节约与效率提升。

2、用停留点分析挖掘商机，提升客户覆盖密度

地图上的停留点不仅仅是签到记录，更是市场的“情报站”。通过分析销售人员在某个区域的停留点分布，管理者可以判断该区域的客户覆盖是否饱和。如果发现大片空白区域，就可以指导销售进行市场开拓。一些先进的系统甚至提供“一键拓客”功能，允许业务员在地图上直接发现周边的潜在客户并一键添加，将数据转化为新的商机。

3、用报表复盘工作量，实现公平、透明的绩效考核

工作量是绩效考核的重要依据。软件自动生成的里程报表、拜访次数统计、平均在店时长等数据，为管理者提供了一把客观、公正的尺子。您可以基于这些真实数据，对员工的工作饱和度进行评估，识别出勤奋的“奔跑者”和懈怠的“观望者”。这不仅让绩效考核有据可依，更能激发团队的良性竞争，营造出“多劳多得”的公平氛围，最终提升整个团队的战斗力。

结语：用好实时追踪软件，让每一次外勤都有迹可循、有价值

我们必须再次明确，实时追踪软件的真正价值，绝非冰冷的监视，而是通过数字化的手段，确保外勤工作的真实性，并在此基础上，科学地提升人员效率、精准地控制运营费用。管理者应当转变思维，将这一工具视为赋能一线员工、优化业务流程的伙伴。当每一次拜访、每一次巡检、每一次出差都有迹可循，其创造的价值也就变得清晰可衡量。

选择像小步外勤这样深耕行业十二年、服务超过12,000家企业的专业服务商，您得到的将不仅仅是一款软件工具。从前期的管理需求诊断、方案设计，到中期的系统部署、员工培训，再到后期的持续陪跑与优化，其提供的全周期服务，将是您在企业数字化转型道路上最可靠的伙伴。

关于实时追踪软件的常见问题

1、使用实时追踪软件是否会侵犯员工隐私？

专业的软件服务商对此有周全的考虑。首先，系统允许企业设置灵活的定位策略，例如仅在工作时间段内开启定位，下班后自动关闭，充分保障员工的个人时间。其次，所有数据的访问权限都受到严格控制，只有指定的管理者才有权查看，确保数据安全。

2、这类软件耗电、耗流量吗？会影响员工手机正常使用吗？

这是一个常见的顾虑。事实上，随着技术的进步，现代的定位软件在功耗和流量消耗上已经做了大量优化。例如，小步外勤提供从“省电”到“精准”的多档定位策略，企业可根据管理精度要求进行选择，在保证管理效果的同时，最大限度降低对手机性能和电量的影响。

3、如果员工使用虚拟定位软件作弊怎么办？

这是对软件专业度的核心考验。一款合格的追踪软件必须具备强大的防作弊能力。小步外勤拥有独创的“防作弊中心”，基于其国家专利技术，能够智能识别并拦截市面上几乎所有的虚拟定位和模拟器软件，从技术底层保障了所有位置和轨迹数据的真实可靠。